การจัดเก็บเอกสารภายในออฟฟิศหรือสำนักงานนั้นเป็นกระบวนการหนึ่งที่เราจะต้องให้ความสำคัญมากเป็นพิเศษ เพราะการจัดเก็บเอกสารนั้น ทราบหรือไม่ว่าหากเราไม่สามารถจัดเก็บให้เป็นระเบียบและมีความเหมาะสมนั้น จะทำให้ความวุ่นวายต่างๆตามมาได้ในภายหลัง เพราะการที่จะหาเอกสารนั้นเป็นเรื่องยากมาก ยิ่งที่ไหนที่มีการจัดเก็บเอกสารกระจัดกระจายไปทั่ว แน่นอนว่าจะยิ่งทำให้หาเอกสารต่างๆได้ค่อนข้างยาก ทำให้เราเสียเวลาที่ควรเอามาทำงานไปกับการหาเอกสารแทน ดังนั้นการที่เรามีแบบแผนในการจัดเอกสารที่ดีตั้งแต่ต้นหรือมีตู้เอกสารที่ดีที่จะช่วยให้เราจัดเก็บเอกสารได้ง่ายยิ่งขึ้นนั้น ก็จะช่วยลดความยุ่งยากซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพ การจัดเก็บเอกสารก็ยิ่งง่ายมากยิ่งขึ้นไปอีก ดังนั้นบทความนี้เราขอแนะนำแนวทางการในการเลือกซื้อตู้เอกสาร ที่จะช่วยลดความยุ่งยากในการจัดเก็บเอกสารต่างๆ เพื่อช่วยให้การบริหารงานเอกสารในองค์กรนั้นมีประสิทธิภาพสูงที่สุด

ในการเลือกซื้อตู้เอกสารใหม่สักตู้นั้น เราจะต้องให้ความสำคัญกับการจำแนกประเภทเอกสาร ตู้เอกสารแบบไหนที่มีช่องมากมายแบ่งออกมาหลายๆช่อง เพื่อให้เราจัดเก็บเอกสารได้หลากหลายประเภทนั้น จะเป็นข้อดีคือช่วยให้เราสามารถที่จะจัดเก็บเอกสารตามประเภทของเอกสารนั้นได้ เวลาเราจะหาเอกสารนั้น เราก็หาเอกสารได้ง่าย เพราะสามารถเลือกหยิบจากช่องที่เป็นประเภทของเอกสารนั้นจริงๆ จึงไม่เสียเวลากับการหาเอกสาร แต่ตู้เอกสารแบบไหนที่ไม่ได้มีการแยกช่องต่างๆได้มากเท่าที่ควร ไม่สามารถแยกเอกสารชนิดต่างๆเพื่อจัดเก็บได้อย่างเหมาะสม ก็จะส่งผลให้เราจะต้องเอาเอกสารคนละชนิดกันมารวมกันเป็นชนิดเดียวกัน เมื่อเราจะหาเอกสาร ก็เลือกหยิบได้ยาก เพราะไม่ได้มีการแบ่งชนิดของเอกสารต่างๆได้อย่างชัดเจนเท่าที่ควร การเลือกตู้เอกสารสักตู้นั้น จึงอย่าลืมสำรวจด้านในตู้ด้วยว่ามีการแบ่งช่องให้เราจัดเก็บเอกสารได้หลากหลายช่องมากแค่ไหน ก็จะช่วยให้เรามั่นใจได้ว่าตู้นั้นเหมาะสำหรับการจัดเอกสารในองค์กรของเราหรือไม่

ปัจจุบันมีตู้เอกสารมากมายหลายรูปแบบที่เน้นการออกแบบให้เหมาะสมสำหรับการใช้งานในองค์กรแต่ละประเภท ดังนั้นเราสามารถเลือกตู้เอกสารที่เหมาะสำหรับองค์กรของเราได้ไม่ยาก เพื่อที่จะช่วยให้เรานำมาใช้งานในองค์กรของเราได้เต็มประสิทธิภาพที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งทุกองค์กรทุกหน่วยงานควรที่จะมีตู้เอกสารเพื่อใช้ในการเก็บเอกสารเข้าที่และช่วยไม่ให้เอกสารกระจัดกระจาย ไม่ต้องเก็บในกล่องแยกจนเปลืองพื้นที่ในองค์กร ก็จะช่วยให้มีพื้นที่เหลือเฟือมากยิ่งขึ้น